想定業務

利用者から、ファイルサーバーの容量不足との問い合わせがある。
空き容量を確保するために、不要なファイルの削除や移動を行う。それでも容量が不足する場合は、ハードディスクの増設等を行う。

状況と課題

ハードディスク増設は簡単には行えませんので、不要フォルダやファイルを特定し整理する必要があります。
しかし、Windowsの標準機能では、どのフォルダやファイルが容量を逼迫させているか、全情報を一覧表示して確認することが簡単にできません。

解決策

ファイル権限デザイナーはフォルダやファイルに関する様々な項目を一覧出力（EXCEL出力）できますので、一度の操作で検索を行うことが可能です。

  • 容量（サイズ）：大きなフォルダを検索
  • 最終アクセス日：利用されていないファイルを検索
  • 拡張子：業務に不要な動画、音楽ファイルを検索 これら情報は一度にEXCEL出力されるので、調査対象ごとに長時間かけてデータ出力処理を行う必要はありません。

①問い合わせ
・ファイルサーバーに保存できないなどの問い合わせがヘルプデスクに入電。

②調査
・ファイル権限デザイナーでフォルダやファイルの一覧を出力し、不要フォルダやファイルがないか、調査します。

③削除・移動
・不要なフォルダやファイルの整理（削除・移動）を行います。

④容量確認
・ファイル権限デザイナーで再度一覧出力を行い、ファイルサーバーに空き容量が出来たことを確認します。

⑤回答
・問い合わせのあった利用者へ対応結果を回答します。
　その際、ファイル権限デザイナーで作成したフォルダやファイルの一覧を渡し、利用者自身に整理を促すことも対策の１つです。